Signaleurs et ravitos : la bonne info au bon poste

Un avertissement d'abord : cet article parle de coordination, pas de réglementation. La sécurité d'une course (autorisations, rôle et nombre des signaleurs, dispositif de secours) relève de la préfecture, de ta fédération et de ton plan de secours. Ce sont eux qui font foi ; rien ici ne les remplace.

Organisation des bénévoles d'une course : pourquoi c'est différent d'un festival

Sur un festival, les équipes sont sur un même site : on peut aller voir le bar, croiser l'accueil. Sur un trail ou une course sur route, les bénévoles sont dispersés, souvent seuls ou à deux, parfois dans des zones où le réseau passe mal. Ils ne voient pas la course dans son ensemble : un signaleur au kilomètre 18 ne sait pas que le départ a été décalé, sauf si quelqu'un le lui dit.

Autre différence : le temps. Les horaires sont dictés par le départ et le passage des coureurs. Un poste qui ouvre trop tard, un ravito pas prêt au passage du premier, et c'est toute la course qui en pâtit.

Découper le parcours en postes

Commence par la carte. Chaque endroit où un bénévole est nécessaire devient un poste, avec un nom compréhensible par tous : « Carrefour de la D12 », « Ravito du col », « Arrivée ». Pour chaque poste, note :

• sa position exacte, idéalement avec un point de repère visible sur le terrain ;
• le nombre de bénévoles nécessaires, selon ce que prévoient ton organisation et les autorités ;
• l'heure de prise de poste et l'heure de fin prévue (passage du dernier coureur, voiture balai) ;
• le matériel à emporter : chasuble, panneaux, sifflet, tables, glacières ;
• un référent joignable, et la personne à appeler en cas de problème.

Regroupe ensuite les postes en équipes cohérentes : les signaleurs d'un même secteur, un ravito, l'arrivée, les dossards. Chaque équipe a un responsable qui connaît ses postes et peut faire le relais. Le rôle du responsable d'équipe bénévole

Les signaleurs : une consigne claire par carrefour

Le signaleur doit savoir précisément ce qu'on attend de lui à son poste : quelle direction indiquer, que faire si un véhicule arrive, qui prévenir. Le rôle exact des signaleurs, et ce qu'ils peuvent ou non faire vis-à-vis de la circulation, est encadré : vérifie-le auprès de la préfecture et de ta fédération, et reprends leurs consignes telles quelles dans ton briefing.

• une fiche par poste, avec un plan du carrefour et la direction à indiquer ;
• l'heure à laquelle être en place, et ce qui marque la fin (voiture balai, message du responsable) ;
• le numéro à appeler en cas d'incident, et ce qu'il faut dire ;
• la consigne à suivre si l'information de course change (départ décalé, parcours modifié).

Les ravitaillements : préparer les bénévoles et les quantités

Un ravito se prépare comme un petit bar : savoir quoi installer, en quelle quantité, et quand. L'erreur classique est la consigne orale donnée la veille, que personne ne retrouve le matin.

• Fixe pour chaque ravito la liste de ce qui doit être prêt et les quantités prévues, d'après tes éditions précédentes et le nombre d'inscrits.
• Indique à quelle heure tout doit être installé, en partant du passage estimé des premiers coureurs.
• Prévois qui relance l'approvisionnement si un produit manque, et comment le poste prévient.
• Pense au rangement : qui démonte, qui ramène le matériel et les déchets.

Les règles d'hygiène alimentaire et les obligations liées aux ravitaillements dépendent de ta situation : renseigne-toi auprès de ta fédération et des autorités compétentes.

Le jour J : faire circuler l'info en temps réel

Le jour de la course, l'information change : départ retardé, coureur en difficulté signalé, portion de parcours modifiée, fin de course. Le défi, c'est de prévenir les bons postes, vite, sans noyer les autres.

Plusieurs canaux, chacun pour son usage

Pour ce qui relève de la sécurité et des secours, suis le dispositif prévu par ton plan de secours : ce n'est pas le rôle d'une application de bénévoles. Pour le reste de la coordination, organise les canaux :

• le téléphone pour l'urgence individuelle, avec une liste de numéros tenue à jour ;
• un message écrit pour les informations à faire passer à tout un secteur ou à toute la course ;
• les responsables d'équipe comme relais, qui vérifient que leurs postes ont reçu l'information.

Un seul message, au bon périmètre

Un grand groupe de messagerie avec tous les bénévoles de la course mélange tout : l'information critique est noyée sous les messages de logistique. Mieux vaut cibler : une information qui concerne toute la course va à tout le monde, une information de secteur va au secteur. Nous en parlons dans notre article sur les alertes urgentes. Alertes urgentes : prévenir tous les bénévoles

Prévoir les zones blanches

Sur un trail, certains postes n'auront pas de réseau. Repère-les à l'avance, lors de la reconnaissance du parcours, et prévois pour eux un autre moyen : un relais radio prévu par ton organisation, un bénévole qui fait la navette, ou une consigne de fin de poste qui ne dépend pas d'un message.

Ce que Koolis peut faire sur une course

Koolis est l'application que nous construisons pour coordonner les bénévoles d'événement. Elle est née sur un festival, mais plusieurs de ses fonctions se transposent à une course :

• des équipes qui peuvent correspondre à tes postes ou secteurs, avec un responsable par équipe ;
• des annonces envoyées à toute l'organisation ou à une seule équipe, avec une notification sur le téléphone des bénévoles qui les ont activées ;
• un statut général de l'événement (fermé, ouvert, fermeture en cours, avec une heure d'ouverture prévue), dont chaque changement déclenche une notification ;
• une prise de service par équipe et par jour, avec l'heure de rendez-vous et une checklist ;
• des consignes de stock par jour, utiles pour préparer un ravito, ainsi que des documents et un plan.

Koolis ne remplace ni ton plan de secours, ni les consignes de la préfecture et de ta fédération, ni la radio là où elle est prévue. Et une notification suppose un réseau : sur les postes en zone blanche, garde un autre moyen de transmission.

Pour les principes communs à tous les événements (recrutement, planning, briefing, bilan), lis notre guide. Comment organiser les bénévoles d'un événement

Checklist avant la course

• Valider le dispositif de sécurité avec la préfecture, la fédération et le plan de secours.
• Découper le parcours en postes nommés, regroupés en équipes avec un responsable.
• Rédiger une fiche par poste : position, horaires, matériel, consigne, contact.
• Fixer pour chaque ravito ce qui doit être prêt, en quelle quantité, à quelle heure.
• Repérer les zones sans réseau et prévoir un autre moyen pour ces postes.
• Définir qui envoie quelle information, à qui, et par quel canal.
• Briefer chaque équipe, puis vérifier que les consignes sont comprises.
• Prévoir la fin de poste et le retour du matériel.